Excel vai sava ERP: 7 pazīmes, ka uzņēmums ir izaudzis no tabulām
Tabulas ir lielisks sākums, bet kādā brīdī tās sāk bremzēt biznesu. Septiņas pazīmes, ka laiks pāriet uz biznesa sistēmu vai savu ERP, un kā pāriet bez traucējumiem.
Gandrīz katrs uzņēmums sākumā strādā tabulās: pasūtījumi, noliktava, grafiki, klienti, atskaites. Tas ir elastīgi un ierasti. Bet, augot komandai un operāciju skaitam, tā pati elastība pārvēršas datu dublēšanā, versiju haosā un stundām ilgā manuālā darbā.
017 pazīmes, ka esat izauguši no tabulām
- Vieni un tie paši dati tiek ievadīti vairākās vietās. Pasūtījums — tabulā, tad grāmatvedībā, tad e-pastā.
- Neviens nav drošs, kurš fails ir jaunākais. “Gala_v3_labots” ir brīdinājuma zīme.
- Atskaites aizņem stundas vai dienas. Vadītāji gaida, kamēr kāds manuāli savāks skaitļus.
- Kļūdas maksā reālu naudu. Nepareiza formula vai izlaista rinda — un rēķini vai atlikumi ir nepareizi.
- Piekļuvi nav iespējams ierobežot. Visi redz visu, vai faili tiek sūtīti pa e-pastu.
- Procesi turas uz viena cilvēka. Tikai viens kolēģis zina, kā darbojas “lielā tabula”.
- Klientiem un partneriem vajadzīga pašapkalpošanās. Viņi jautā pasūtījuma statusu vai dokumentus, kas atrodas jūsu failos.
Ja atpazināt trīs vai vairāk punktus, ir vērts apsvērt atsevišķu sistēmu. Daudzi uzņēmumi sāk ar rīku savam galvenajam procesam — pasūtījumiem, ražošanai, izbraukuma servisam vai klientu apkalpošanai —, nevis ar milzīgu gatavu ERP. Tieši tam ir paredzēts mūsu ERP un biznesa sistēmu izstrādes pakalpojums.
02Gatava ERP vai sava sistēma?
Divu pieeju salīdzinājums
| Kritērijs | Gatava ERP | Sava biznesa sistēma |
|---|---|---|
| Atbilstība procesiem | Jūs pielāgojaties programmai | Programma pielāgojas jums |
| Sākšanas ātrums | Ātri standarta procesiem | Atkarīgs no apjoma, bieži pa posmiem |
| Unikāli scenāriji | Ierobežoti vai dārgi pielāgot | Tieši tā, kā vajag |
| Lietojamība | Universāla saskarne, daudz lieka | Tikai tas, kas vajadzīgs komandai |
| Integrācijas | Standarta savienotāji | Jūsu rīkiem |
| Īpašumtiesības | Pēc licences | Risinājums pieder jums |
03Kas parasti ietilpst savā sistēmā
- Vienota datubāze pasūtījumiem, klientiem, precēm vai projektiem.
- Lomas un tiesības, lai katrs darbinieks redzētu tikai vajadzīgo.
- Paneļi un atskaites, kas atjaunojas automātiski.
- Dokumentu veidošana — rēķini, piedāvājumi un līgumi.
- Integrācijas ar grāmatvedību, interneta veikalu, e-pastu un citiem rīkiem.
- Portāls klientiem vai partneriem pašapkalpošanās piekļuvei.
Biznesa sistēma bieži ir saistīta arī ar ārējiem produktiem: interneta veikalu, kas pasūtījumus nodod tieši sistēmā, vai mobilo lietotni darbiniekiem uz vietas.
04Kā pāriet bez traucējumiem
- Aprakstiet pašreizējos procesus un kur tiek izmantotas tabulas
- Izvēlieties vienu galveno procesu, ko automatizēt vispirms
- Notīriet un strukturējiet datus pirms pārnešanas
- Iesaistiet cilvēkus, kuri sistēmā strādās katru dienu
- Kādu laiku veiciet veco un jauno procesu paralēli
- Pievienojiet moduļus pakāpeniski, nevis aizstājiet visu uzreiz
Mērķis nav atbrīvoties no tabulām. Mērķis ir pārstāt vadīt biznesu tajās.
Atpazinat savu uzņēmumu šajās pazīmēs? Pastāstiet, kā strādājat šodien, un mēs ieteiksim, kur biznesa sistēma ietaupītu visvairāk laika.
